TUGAS
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka
tidakketahui atau miliki dan dapat digunakan dlam solusi satu permaslahan. Data
sering dapt menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau
sesuatu. Dalam pengertian ini, data menjadi informasi ketika diakses oleh orang
yang memerlukannya dan dapat menggunakannya dalam solusi permaslahan.
Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis Dan
terpadu, kita mengacu padanya sebaga suatu system informasi. Tehnologi computer
memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam
lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian
membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya.
Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya
manusia, kita menamannya system informasi sumber daya manusia Sumber Daya
Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam organisasi
yang sering pula disebut karyawan.
Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam
perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat
mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya
Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan
mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.
Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan
praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek
Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja. Adanya fasilitas komputer telah
menyederhanakan tugas menganalisis data dalam jumlah sangat besar,dan menjadi
bantuan yang tak ternilai dalam manajemen sumber daya manusia, dari pemrosesan
penggajian sampai pada penyimpanan data atau dokumen. Dengan perangkat keras ,
perangkat lunak dan basis data komputer, organisasitidak hanya dapat menyimpan
catatan dan informasi dengan lebih baik tapi juga untuk mengambilnya dengan
sangat mudah. Menurut ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU, 2007) sistem
informasi sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan
informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.
Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS)
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi
yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem
basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM
melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya. Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem
Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
·
Timely
(tepat waktu)
·
Accurate
(akurat)
·
Concise
(ringkas)
·
Relevant
(relevan)
·
Complete
(lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang
memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a
decision making). Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi
sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi.
Tujuan utama sistem informasi sumber daya manusia, adalah
untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya
manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih
efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi,
dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua sistem informasi sumber
daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan
sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat
perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan
lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi
manajerial Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi
sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem
penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya
manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang
sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil
dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam
banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian
akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak
aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan
sistem informasi sumber daya manusia.
Fungsi HRIS memiliki
empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and
Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.
a. Persiapan Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan
kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang
mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/
forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua
faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal
seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang
ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi
pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja /Recruitment Rekrutmen adalah suatu
proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer,
atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau
perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat
deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job
specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection Seleksi tenaga kerja
adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak
kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima
berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae
milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar
yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu
berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test
tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and
evaluation Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus
menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu
diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai
dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan
begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai
dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai /
Compensation and protection Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja
pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat
sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada
lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada
dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat
menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu
diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang
sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari
waktu ke waktu.
f. Jenjang karir Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan
jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para
karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam
meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan
menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan Selama periode
kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen Data Proses pengelolaan data
sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat
dipercaya untuk perorangan/ umum, Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang
efektif, pakar menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang harus
dimasukan.
Pertanyaan yang harus
diajukan adalah :
·
Informasi
apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam
organisasi.
·
Untuk
kegunaan apa informasi tersebut.
·
Dalam
format apa hasil akan dipresentasikan agar sensual dengan dokumen
organisasional lainnya.
·
siapa
yang mebutuhkan informasi tersebut.
·
Kapan dan
seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.
Selanjutnya, kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM), adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan dan Analisis SDM
a. bagian organisasi
b. proyeksi kepegawaian
c. analisis ketidakhadiran
d. pembiayaan restrukturisasi
e. pencocokan pekerjaan internal
2. Kesetaraan dalam Pekerjaan
a. pelacakan pelamar
b. analisis ketersediaan
3. Kepegawaian
a. sumber perekrutan
b. pelacakan pelamar
c. analisis penolakan penawaran
4. Pengembangan SDM
a. profil pelatihan karyawan
b. penilaian kebutuhan latihan
c. perencanaan penggantian
d. kepemimpinan
e. peminatan dan pengalaman karier
5. Kompensasi dan Tunjangan
a. struktur penggajian
b. pembiayaan upah/gaji
c. administrasi tunjangan yang fleksibel
d. pengambilan cuti tahunan
e. analisis penggunaan tunjangan
f. laporan pajak
6. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Keamanan
a. pelatihan keselamatan
b. catatan kecelakaan
c. catatan data material
7. Hubungan Karyawan dan Buruh
a. pembiayaan negosiasi serikat pekerja
b. catatan audit
c. hasil survey sikap
d. analisis wawancara keluar kerja
e. sejarah kerja karyawan.
Kesimpulan : Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)
adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan
mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna
pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem
administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan
pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi
tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya
meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta
Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan
Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan
HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit,
Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management,
dan Personnel Administration and HRIS.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar