Model Sistem Umum pada Manufaktur
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar
belamakang salah
Kita telah mengetahui
bahwa teori sistem organisasi melihat perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka.
Sistem tersebut menerima sumbernya dari lingkungan, mengubah sumber tersebut
menjadi bentuk lain, dan membuat sumber yang ditransformasikan berada kedalam
lingkungan. Dalam bab ini, kita akan membahas bagaimana organisasi manufaktur
dapat dianggap sebagai sebuah sistem dan mengembangkan diagram proses sistem
tersebut sehingga dapat diterapkan ke dalam segala jenis organisasi. Kita
menyebut diagram tersebut model sistem umum perusahaan (General System Model of
the Firm).
1.2. Perumusan masalah
Model adalah abstraksi
dari sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut antity
(kesatuan). Model sistem umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami
susunan sistem fisik perusahaan maupun sistem konsep, dan cara mereka
berhubungan.
1.3. Tujuan
penulisan
Dengan mempelajari
model sistem umum perusahaan kita dapat mengetahui apa yang di maksud dengan
model, jenis apa yang ada, mengetahui kemampuan khusus model matematis dalam
pemecahan masalah dan bagaimana mereka digunakan dalam bisnis. Serta kita juga
dapat menggunakan model sistem umum sebagai dasar untuk memahami dan
mengevaluasi segala jenis organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
Perguruan tinggi
umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan
anda kesempatan karir yang luas. Prinsip yang didapatkan disini dapat
diterapkan dalam berbagai system informasi di segala organisasi. Wahana yang
kita gunakan adalah model system umum perusahaan. Ia merupakan diagram grafik
yang disertai dengan uraian yang menjelaskan semua organisasi dengan cara yang
umum, dengan menggunakan kerangka system.
Transisi dari ruang
kelas ke perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi
karier seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan
kerja tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas
baru, dan terminology yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah
dikenal, maka ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa
stabilitasnya. Model system umum bisa memberikan titik referensi semacam itu.
Selain memberikan
kerangka untuk orientasi, model sistem umum dapat di jadikan standart untuk
mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda akan mendapatkan elemen dan hubungan
tertentu. Model tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan
yang menawarkan kesempatan untuk perbaikan.
2.1. PENGERTIAN MODEL
Model merupakan alat
yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun
yang lalu menunjukkan peningkatan yang hampir geometris dalam
pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan
terlihat bahwa pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak
sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang
penting, namun hanya akhir-akhir ini ia diperhatikan oleh para penulis buku
bisnis.
Sistem konsep
menampilkan sistem fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah
abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity
(kesatuan). Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model
fashion adalah abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan
dirinya dalam model itu. Calon pembeli adalah entity.
v JENIS-JENIS MODEL
Ada empat jenis dasar
dari model, antara lain :
Model
Fisik : Adalah penggambaran tiga dimensi dari
kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih kecil dari pada
objek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka
dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh
perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya,
dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan
model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah
penyakit tuli, misalnya. Model fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak
dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai
cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangan sulit menggunakan mobil
asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari keempat model yang ada,
model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi
manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga
dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
Model
Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan
manajer tiap hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan
entity (kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca
dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis
adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam
bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem
komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
Model
Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam
penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan
abstraksi garis, symbol dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan
naratif. Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi.
Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik
berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada manajer.Keberadaan software grafik khusus
untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan
grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan
sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan
programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah
flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili
proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis
sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem
maupun untuk
Model
Matematis : Model Matematis digunakan dalam pembuatan
model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis.
Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih
kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan
tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point
(titik impas) adalah hanya :
BEP = TFC
P-C
Disini TFC adalah total
biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah biaya
variabel unit (variable cost). Model titik impas hanya menggunakan satu
pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali
sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan
oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar
2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu banyak mengakibatkan
mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung
digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer
dalam memecahkan masalah khusus.
Karena bahasa
matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi.
Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat
mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan
lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat di
deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih
banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga
model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui
kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini
merupakan aset yang besar.
2.2.
KONSEP DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Ada dua macam sistem
terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa.
Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi
sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi
signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke
sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan
signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah
dibutuhkan tindakan pembetulan.
1.
SISTEM SIMPUL TERBUKA
Jika sebuah
sistem tidak mempunya simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut
sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi
perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul
terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang
maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau
sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan
temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis
dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun
mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam
susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak
ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan
mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
2.
SISTEM SIMPUL TERTUTUP
Sistem simpul
tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol.
Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini.
Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan
mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.
Gambar diatas
menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback
terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam
sistem fisik.
3.
KONTROL MANAJEMEN
Manajemen
menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen
yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya
distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan
sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran
dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan
penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama
perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk
magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir
bulan. Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk,
menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan
menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan
catatan produk kedalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam
daftar paling atas (seperti 10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut.
Manajer akan memperhatikan laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai
penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik
penjualannya dan menggunakan penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan
penjualan produk yang lain.
Feedback output berguna
bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan kedalam model umum untuk
membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui status dari
input dan proses internal. Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi yang
menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi kebutuhan bahan input terhadap
perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dari operasi
manufaktur. Kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir
secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari
sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi.
Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia
ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan.
4.
PEMROSES INFORMASI
Gambar diatas
menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data menjadi
informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah
komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan
terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat
diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.
2.3.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Arus bahan melalui
perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang
digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah
untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam
pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan
organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk
menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan
memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap berbagai jenis
organisasi.
SUPERMARKET
Semua sumber fisik
mengalir melalui sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan, yaitu
barang grosir dan semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari manajer
toko, klerk bagian checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang
diperkerjakan, bekerja selama waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada
beberapa mesin yang digunakan dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis
barang pada counter checkout yang sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang
lebih kecil, seperti kalkulator dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa
memperluas katagori mesin ini dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari)
display, dan tempat penyimpanan barang yang akan dijual. Arus uang kedalam
supermarket diperoleh dari pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk
pembayaran kepada pemasok barang.
Proses transformasi
dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan dan penyusunan item
(barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan sayur-sayuran dan
buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging, mungkin pembakaran
roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang membuat produk
menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap transformasi.
Elemen manajemen dalam
sistem konsep terdiri dari manajer toko dan pembantu manajer. Pemroses
informasi adalah minikomputer yang ditempatkan jauh dari area pelanggan
(pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin pembaca kode jenis
barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat supermarket
tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini mengontrol
mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan harga dari
berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang akan
menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan statistik
penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket dibuat oleh kantor
pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket tersebut.
Manajemen toko
(supermarket) mengontrol sistem fisik dalam beberapa tingkat dengan melakukan
pengamatan. Manajer selalu berada di tempat dan dapat merespon terhadap situasi
tertentu situasi tertentu. Namun demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh
minikomputer toko yang selalu memberikan informasi.
Standart memberikan
pedoman kepada manajer berkenaan dengan tingkat penampilan yang akan dicapai.
Manajer menggunakan pengamatan dan pemroses informasinya untuk memonitor
penampilan yang sebenarnya, dan membandingkannya dengan standart. Manajer
menerima laporan yang menunjukkan item mana yang laku keras dan mana yang
tidak. Manajer merespon gambaran ini dengan mengambil tindakan, seperti mengatur
jumlah pemesanan, pengalokasian kembali ke rak, menjalankan strategi obral, dan
menambah brosur dan display untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga
menunjukkan waktu selama sehari dan hari selama seminggu, mengenai kapan
dicapai penjualan tertinggi dan yang terendah. Informasi ini berguna untuk
memperkerjakan dan menjadwal kerja karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan
yang dibutuhkan untuk para pembeli. Manajer menggunakan informasi dari pemroses
informasi, ditambah dengan standart, sebagai dasar untuk membuat perubahan
dalam sistem fisik, sehingga supermarket seterusnya akan berjalan untuk
mencapai tujuannya.
LEMBAGA
BANTUAN HUKUM
Ada banyak perbedaan
yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket. Lembaga bantuan hukum
biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang telah
terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk melakukan pekerjaannya.
Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada aktivitas
fisik. Arus bahan (material) melaui lembaga ini sangat sedikit, yang terutama
hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknot resmi dan pensil.
Walaupun dengan
perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum dapat dideskripsikan oleh
model umum yang sama seperti yang digunakan untuk supermarket. Tiap lembaga
bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada lembaga yang lebih besar,
kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung jawab utama
partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa lembaga berjalan untuk mencapai
tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum kebanyakan tidak spesifik seperti
halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum mungkin tidak mau menentukan untuk
menangani sejumlah kasus tertentu atau memenangkan sejumlah perkara tertentu di
pengadilan. Namun demikian, kita anggap bahwa untuk kelangsungan operasi
diperlukan dana.
Proses transformasi
pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (klien yang
mempunyai masalah dengan hukum) menjadi produk akhir (klien yang
masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan oleh pengacara, yang
mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga tersebut. Seseorang dapat
mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang paling penting. Anda sering
melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak yang dipenuhi buku hukum.
Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu anda bahwa kunci
keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada pengetahuannya untuk
mencari bahan dalam buku tersebut.
Beberapa lembaga
bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum
karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat, yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak.
Walaupun mungkin tidak
ada standart formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang
dibutuhkan, agar lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif
tidak dapat dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika
hanya ada sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga
kehilangan banyak kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan,
pengacara yang sudah ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat
dipekerjakan sebagai pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan
sebagainya.
Model umum memberikan
struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang baru saja
lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini walaupun ia
belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan mengenai
orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi standart yang
ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang memberikan database
hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan untuk melakukan
proses
transformasi dengan
cara yang dapat diterima oleh manajemen partner dan klien.
BAB III
PENUTUP
·
KESIMPULAN
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan.
Model system umum dari perusahaan dapat digunakan untuk memahami susunan system fisik perusahaan maupun system konsep, dan cara mereka berhubungan.
Model adalah abstraksi
dari sesuatu, dan jenisnya ada empat, yaitu fisik, naratif, grafis, dan
matematis. Semua jenis ini memungkinkan pemakai untuk lebih bias memahami objek
asli, yang disebut entity. Model matematis memberikan kemampuan kepada pemakai
untuk meramal masa depan dengan tingkat keakuratan atau ketepatan yang
terbatas.
Model system umum
menggambarkan perusahaan sebagai system simpul terbuka (ia berhubungan dengan
lungkungannya) dan system simpul tertutup (ia mempunyai simpul feedback). Tak
ada perusahaan yang berupa system tertutup, namun system yang dikelola dengan
baik dapat mengakibatkan tidak adanya mekanisme feedback pada system simpul
terbuka.
·
SARAN
Sebaiknya kita mengenal
model system umum per elemen, dengan memperhatikan arus sumber yang melalui
system fisik maupun system arus feedback yang mengalir lewat system konsep.
Arus feedback berasal dari data, ditransformasikan menjadi informasi oleh
pemroses informasi, dan kemudian digunakan oleh manajer untuk membuat
keputusan.sumber :
http://karimahmuthia.blogspot.co.id/2015/11/model-sistem-umum-pada-manufaktur.html
